Conozca qué registros financieros guardar y cuáles desechar
Por Jason Alderman

Si todavía recuerda las horas que pasó buscando y organizando papeles para su declaración de impuestos, comience a pensar en la limpieza financiera de primavera para que la preparación de impuestos del próximo año no sea una experiencia tan trágica.

Muchas personas se aferran a montones de recibos y extractos de cuentas porque no saben si está bien desecharlos. (Desecharlos significa triturarlos; evite darles municiones a los ladrones de identidad.) En los siguientes casos deberá poseer la documentación necesaria:

• Si su estado es analizado por el IRS deberá justificar sus deducciones, aportes de beneficencia, ingresos, etc.
• Registro de existencias y transacciones de fondos para que al vender solamente pague impuestos sobre las ganancias por encima del monto de compra; también para justificar un reclamo de pérdida sobre sus impuestos.
• Para reclamar créditos/deducciones fiscales por mejoras a la vivienda, por ejemplo para ahorro de energía o por motivos médicos.
• Si realiza aportes no deducibles (después de impuestos) a una cuenta IRA o 401(k), para demostrar que ya pagó impuestos sobre esa cantidad.
• Sus herederos necesitarán sus documentos financieros para las cuestiones patrimoniales.

El IRS establece varios periodos de limitaciones durante los cuales podrían pedirle que presente registros para demostrar ingresos, deducciones o créditos reclamados:

• Por lo general, tienen hasta tres años después de su declaración de impuestos para solicitarle documentación.
• No obstante, si no cumplió en declarar ingresos por más del 25 por ciento de los ingresos brutos sobre su declaración, tendrán seis años.
• Si presenta un reclamo por pérdida de títulos sin valor, son siete años.
• Si no presenta una declaración de impuestos o presenta una declaración fraudulenta, no hay ley de prescripción.

Por lo tanto, debería guardar la documentación por siete años, para mayor seguridad. Estos registros incluyen:

• Formularios W-2 y 1099.
• Estados de cuenta bancarios y de valores de fin de año que indiquen los intereses obtenidos.
• Recibos, cheques cancelados y otros comprobantes de pago por gastos deducidos.
• Compra de vivienda y estados de cierre, registros de seguro y recibos de mejoras realizadas.
• Reclamos de pagos del seguro de vivienda, de automóvil y médico.
• Resúmenes de inversión (acciones, bonos, fondos mutuos para cuentas de jubilación, etc.)

El Formulario 552 del IRS contiene instrucciones detalladas sobre qué guardar y por cuánto tiempo (www.irs.gov).

Conserve algunos documentos por más tiempo que los requisitos de auditoría del IRS. Por ejemplo:

• Conserve los registros de inversiones y bienes importantes por lo menos durante el tiempo que los posea.
• Guarde los registros y formularios de impuestos relacionados con las cuentas de jubilación al menos hasta haber vaciado los saldos.
• Deseche los resúmenes de préstamos mensuales y trimestrales después de recibir los resúmenes anuales, pero siempre conserve los comprobantes de pago finales en caso de que el préstamo sea derivado erróneamente a cobranza y necesite un comprobante.
• Guarde todas las declaraciones de impuestos y anexos (Anexos, formulario W-2, etc.) por tiempo indefinido. Lo mismo con respecto a los documentos personales difíciles de reemplazar como los certificados de nacimiento, matrimonio y fallecimiento, los papeles de divorcio, adopción y baja militar, testamentos, poderes, etc.

Puede guardar los documentos y recibos originales. No obstante, si su meta es reducir la cantidad de papeles, escanee copias y guarde archivos en formato PDF. Guarde archivos de seguridad de las copias electrónicas en una memoria flash con encriptación o en un disco duro externo en caso de que su computadora deje de funcionar. Y, si le preocupan los incendios, robos u otros desastres, almacene copias adicionales en una caja de seguridad o con un amigo de confianza.

Llevar registros no es divertido, pero vale la pena hacerlo antes que dar vuelta toda la casa para prepararse una auditoría.

Este artículo tiene por objeto brindar información general y no debe ser considerado como un de legal, un consejo impositivo o financiero. Siempre es buena idea consultar con un de legal, un asesor fiscal o financiero para obtener información específica sobre la aplicación de las cierto leyes impositivas a su caso en particular y sobre su situación financiera específica. También debería consultar con un abogado para determinar de qué manera las leyes sobre bienes raíces, el derecho testamentario y/u otras leyes aplican para su situación específica.

Jason Alderman dirige los programas de educación financiera de Visa. Para inscribirse y recibir un Boletín de Noticias Electrónico financiero personal gratuito mensualmente, vaya a www.practicalmoneyskills.com/newsletter.